Stoppen Sie Zeit- und Geldverschwendung in Ihren Abläufen.

Kunde und Kontext:
Ein IT-Dienstleistungsunternehmen aus Deutschland mit Fokus auf B2B-Services. Es nutzt Zoho CRM für das Kundenmanagement und C-entron als Abrechnungssystem. Durch das Wachstum der Kundenanzahl wurde der manuelle Datenaustausch zwischen den Systemen zunehmend aufwändiger.

Problem:
Mitarbeiter arbeiteten mit veralteten oder unvollständigen Daten: Wurden neue Kunden im Abrechnungssystem angelegt, erschienen diese Informationen nicht im CRM. Das führte zu Fehlern in Rechnungen, Verzögerungen in der Kommunikation und Vertrauensverlust auf Kundenseite.

Ziel der Implementierung:
Den manuellen Dateneingang ausschließen, C-entron und CRM synchronisieren und aktuelle Kundendaten für alle Abteilungen bereitstellen.

Lösung:
Es wurde eine bidirektionale Automatisierung zwischen C-entron und Zoho CRM mit Make (Integromat) eingerichtet. Neue Kunden, die im Abrechnungssystem angelegt werden, werden automatisch im CRM mit aktuellen Kontaktdaten und Stammdaten ergänzt. Aktualisierungen werden zeitgesteuert synchronisiert.

Ergebnisse und Vorteile:

• Dubletten und Datenfehler wurden eliminiert

• Einsparung von ca. 5–8 Stunden manueller Arbeit pro Monat

• 100 % aktuelle Kundendaten im CRM

• Höheres Vertrauen der Kunden durch korrekte Daten und schnelle Reaktionszeiten

Technische Beschreibung

Umsetzung:
Das Automatisierungsszenario wurde auf der Plattform Make (früher Integromat) realisiert und umfasst folgende Schritte:

1. Watch Module (C-entron API): Überwacht das Anlegen oder Ändern von Kunden im Abrechnungssystem.

2. Router und Filter: Entscheiden, ob ein neuer Kunde erstellt oder ein bestehender aktualisiert werden muss.

3. Zoho CRM Module: Erstellt oder aktualisiert den Kundeneintrag im Modul „Accounts“ von Zoho CRM.

4. Zusätzliche Logik: Prüfung auf Dubletten, Fehlerprotokollierung.

Eingesetzte Technologien:

• C-entron Webservice REST API

• Make (Integromat)

• Zoho CRM API

Sicherheit und Zuverlässigkeit:

• Tokenbasierte Authentifizierung

• Eingebaute Logik für Wiederholungsversuche und Fehlerbenachrichtigungen

Prozessübersicht:
Die Kundendaten fließen aus C-entron über Make direkt in Zoho CRM.

Kunde und Kontext:
Ein Unternehmen aus dem Bereich Managed Services. Angebote werden in C-entron erstellt, während Vertrieb und Kommunikation über Zoho CRM laufen.

Problem:
Jedes neue Angebot in C-entron erforderte eine manuelle Übertragung der Daten ins CRM: Es mussten Deals, Kontakte und Kundenverknüpfungen erstellt werden. Dabei verloren die Manager Zeit, machten Fehler oder vergaßen manchmal sogar, die Daten einzugeben.

Ziel der Implementierung:
Automatisierung der Erstellung von Deals und Kontakten, Reduzierung von Fehlern und Steigerung der Reaktionsgeschwindigkeit auf eingehende Anfragen.

Lösung:
Ein Szenario in Make wurde implementiert, das bei Erstellung eines neuen Angebots in C-entron automatisch einen Deal im CRM anlegt, eine Kontaktperson erstellt und sie mit dem entsprechenden Kunden verknüpft.

Ergebnisse und Vorteile:
• Reaktionszeit auf Kundenanfragen verkürzt sich von 1–2 Stunden auf 10 Minuten
• Deals gehen nicht mehr verloren, vollständige CRM-Historie
• Fehler beim Kopieren von Informationen ausgeschlossen
• Erhöhte Kundenzufriedenheit durch schnelle und präzise Reaktionen

Technische Beschreibung

Was wurde umgesetzt:
Das Szenario erstellt bei einem neuen Angebot (Angebot) in C-entron automatisch die Verknüpfung „Deal + Kontaktperson“ im CRM. Die Logik berücksichtigt Dubletten und verknüpft die Objekte automatisch mit dem richtigen Kunden.

Schritt für Schritt:

1. C-entron API (Trigger): Überwacht die Erstellung neuer Angebote

2. Make-Szenario:
   o Parst Angebotsdaten
   o Prüft das Vorhandensein eines Kontakts in Zoho CRM
   o Erstellt Kontakt und/oder Deal
   o Stellt die Verbindung zum Kunden her

Eingesetzte Technologien:
• C-entron REST API
• Make (Integromat)
• Zoho CRM Module: Contacts, Deals

Stabilität:
Alle Szenarien verfügen über Logging, ID-Prüfung und manuelle Aktivierung im Fehlerfall.

Prozessübersicht:
Ein Angebot aus C-entron gelangt über Make in zwei Zoho CRM-Module: Contact und Deal.

Kunde und Kontext:
B2B-Unternehmen, bei dem die Hauptkommunikation mit Kunden über Telefonate erfolgt. Die Herausforderung bestand darin, dass Manager beim Anruf oft nicht über den aktuellen Deal-Status informiert waren – die CRM-Daten hinkten dem Buchungssystem hinterher.

Problem:
Der Mangel an aktuellen Deal-Informationen erschwerte effektive Gespräche, führte zu wiederholten Rückfragen und ließ das Unternehmen gegenüber dem Kunden weniger professionell erscheinen.

Ziel der Implementierung:
Automatische Aktualisierung der Deal-Daten in der CRM vor jedem Kundentelefonat sicherstellen.

Lösung:
Zwei Szenarien wurden umgesetzt:

1. Automatische Aktualisierung aller Deals jeden Morgen

2. Manuelle Aktualisierung eines bestimmten Deals vor einem Gespräch

Die Lösung wurde mit Make unter Verwendung der C-entron- und Zoho CRM-APIs realisiert.

Ergebnisse und Vorteile:
• CRM enthält stets den aktuellen Deal-Status
• +15 % Effizienzsteigerung bei Telefongesprächen
• +20 % mehr abgeschlossene Deals im Vergleich zum Vorquartal
• Sicheres Auftreten der Manager, höheres Kundenvertrauen

Technische Beschreibung

Was wurde umgesetzt:
Zwei Arten der Deal-Aktualisierung im CRM:
• Periodisch: wird täglich nach Zeitplan ausgeführt
• Manuell: durch Knopfdruck aus dem CRM oder einer anderen Oberfläche

Schritt für Schritt:

1. Make (Zeitgesteuerter oder Webhook-Trigger): Startet das Szenario automatisch oder manuell

2. C-entron API: Ruft den aktuellen Angebotsstatus per ID ab

3. Zoho CRM API: Aktualisiert den entsprechenden Deal

Matching-Logik:
Eindeutige Angebots-IDs werden bei Deal-Erstellung gespeichert und für die Zuordnung verwendet.

Eingesetzte Technologien:
• Make (Webhooks, Scheduler)
• C-entron REST API
• Zoho CRM API

Prozessübersicht:
Make holt den Angebotsstatus aus C-entron und aktualisiert den zugehörigen Deal im CRM. Das Szenario kann zeitgesteuert oder manuell ausgelöst werden.

Kunde und Kontext:
Ein IT-Unternehmen erhält täglich Dutzende Angebote von Lieferanten in Form von PDF-Dokumenten. Alle eingehenden Angebote mussten manuell in C-entron eingepflegt werden, um sie anschließend für Kunden weiterzuverarbeiten.

Problem:
Manager benötigten bis zu 20 Minuten, um jedes PDF in das System zu übertragen: Positionen, Preise, Lieferanten und Fristen mussten manuell eingetragen werden. Der Prozess war mühsam und fehleranfällig, wodurch sich die Erstellung eigener Angebote für Kunden verzögerte.

Ziel der Implementierung:
Zeitersparnis bei der Angebotserstellung in C-entron, Fehlervermeidung und beschleunigte Verarbeitung eingehender Lieferantenangebote.

Lösung:
Ein benutzerfreundliches Interface wurde direkt im CRM entwickelt. Darüber lädt der Manager das PDF eines Lieferanten hoch. Das System parst das Dokument automatisch, extrahiert alle relevanten Positionen, ordnet Preise und Bezeichnungen zu und erstellt ein vollständig ausgefülltes Angebot (Angebot) in C-entron.

Ergebnisse und Vorteile:
• Verkürzung der Bearbeitungszeit pro PDF auf 2–3 Minuten
• 90 % weniger Fehler
• Schnellere Erstellung von Kundenangeboten
• Höhere Wettbewerbsfähigkeit durch zügige Reaktionszeiten

Technische Beschreibung

Was wurde umgesetzt:
Ein intuitives Interface in Zoho CRM ermöglicht das Hochladen von PDF-Dokumenten. Nach dem Upload:
• Parst ein Szenario die Inhalte
• Erkennt Positionen, Mengen und Preise
• Erstellt automatisch ein Angebot (Angebot) in C-entron mit vollständiger Befüllung

Schritt für Schritt:

1. CRM-Interface: Manager lädt PDF aus der Kundenkarte hoch

2. PDF.co: Erkennt die Tabellenstruktur und extrahiert Daten

3. Make-Szenario: Wandelt die Daten um und sendet sie an C-entron

4. C-entron API: Erstellt ein Angebot mit Positionen, Preisen und Bedingungen

Eingesetzte Technologien:
• Zoho CRM (Custom Button + File Upload Field)
• PDF.co (AI Invoice Parser)
• Make (Business-Logik + Datenverarbeitung)
• C-entron Webservice REST API

Prozessübersicht:
PDF wird im CRM hochgeladen → verarbeitet → vollständig ausgefülltes Angebot wird in C-entron erstellt.

Kunde und Kontext:
Ein B2B-Unternehmen mit aktiven Vertriebsprozessen. Die meiste Kommunikation erfolgt über Microsoft Teams und Outlook. Die Pflege des CRMs ist essenziell für Analyse und Forecasting.

Problem:
Meetings wurden in Outlook und Teams geplant, aber nicht in Zoho CRM erfasst. Manager mussten jede Besprechung oder jeden Anruf manuell in der Kundenakte nachtragen. Das führte zu fehlenden Einträgen und verfälschter Vertriebsaktivitätsanalyse.

Ziel der Implementierung:
Synchronisation der Outlook-Kalender mit Zoho CRM, sodass alle in MS Teams geplanten Meetings automatisch im CRM erscheinen.

Lösung:
Eine Automatisierung wurde entwickelt, die bei Erstellung oder Änderung eines Outlook-Kalendereintrags automatisch ein entsprechendes Meeting in Zoho CRM erstellt und dieses dem passenden Kunden zuordnet.

Ergebnisse und Vorteile:
• 100 % aller geplanten Meetings im CRM erfasst
• Vollständige Transparenz über Kundenaktivitäten für das Management
• Reduktion manueller Arbeit um 10–15 Schritte pro Tag
• Vereinfachte Kontrolle und Analyse von Meeting-Effizienz

Technische Beschreibung

Was wurde umgesetzt:
Eine Integration zwischen Outlook-Kalender (Microsoft 365) und Zoho CRM. Jedes in Outlook erstellte Meeting (inkl. MS Teams Calls) wird automatisch als Aktivität vom Typ „Meeting“ in Zoho CRM eingetragen und mit dem passenden Kunden verknüpft.

Schritt für Schritt:

1. Make (MS365 Calendar Watch): Überwacht neue und geänderte Termine in Outlook

2. Filterung: Prüfung des Typs, der Teilnehmer und des Betreffs

3. Zoho CRM API: Erstellt ein Meeting und verknüpft es per E-Mail/Name/ID mit dem Kunden

Zusätzliche Logik:
• Ausschluss interner Termine und Feiertage
• Verknüpfung mit dem passenden Modul (Contact, Lead, Account)
• Logging und Fehlerbenachrichtigungen

Eingesetzte Technologien:
• Make (Microsoft 365 Calendar + Zoho CRM Modul)
• OAuth 2.0 Autorisierung
• Microsoft Graph API (über Make)

Prozessübersicht:
Termin aus Outlook → verarbeitet über Make → Meeting-Eintrag in Zoho CRM wird automatisch erstellt.

Kunde und Kontext:
Ein Unternehmen, das wöchentlich Dutzende Verträge verarbeitet. Nach der Unterschrift durch den Kunden mussten die Dokumente manuell aus Zoho Sign heruntergeladen, per E-Mail versendet und in Nextcloud gespeichert werden. Das kostete Zeit und führte häufig zu Versionsverlusten.

Problem:
Manuelle Bearbeitung unterschriebener Dokumente: Herunterladen, Umbenennen, Versenden und Speichern. Hohe Risiken von Fehlern, Verlust oder vergessenen Archivierungen.

Ziel der Implementierung:
Vollständige Automatisierung des Dokumentenflusses – vom Abschluss der Signatur bis zur Zustellung an den Kunden und zur Archivierung im internen Speicher.

Lösung:
Ein Szenario verfolgt den Status der Signatur in Zoho Sign. Sobald das Dokument unterschrieben ist:
• wird es über Make heruntergeladen,
• nach einem definierten Muster umbenannt (Name + Datum),
• per E-Mail an den zuständigen Mitarbeiter gesendet,
• in einem festgelegten Ordner in Nextcloud gespeichert.

Ergebnisse und Vorteile:
• Verkürzung der Bearbeitungszeit pro Dokument von 5–7 Minuten auf 30 Sekunden
• Ausschluss von Signaturverlusten
• Zentrale, einheitlich benannte Archivierung pro Unterschrift
• Höheres Kundenvertrauen durch professionelle Nachbearbeitung

Technische Beschreibung

Eingesetzte Technologien:
• Make (Webhook Trigger + Zoho Sign + Nextcloud + Gmail)
• Renaming & Path Builder
• E-Mail-Benachrichtigungen

Prozessübersicht:
Zoho Sign (Unterschrift abgeschlossen) → Make → [Download] → [Umbenennung] → [Speichern in Nextcloud] + [Versand per E-Mail].

Kunde und Kontext:
Ein Unternehmen stellt regelmäßig neue Mitarbeitende ein – darunter Praktikanten und Techniker. Zum Eintrittszeitpunkt müssen Benutzerkonten in Nextcloud und TeamViewer angelegt sowie ein verantwortlicher Vorgesetzter zugewiesen werden.

Problem:
Die manuelle Erstellung von Nutzerkonten in verschiedenen Systemen dauerte 15–20 Minuten pro Person. Oft wurde vergessen, einen Reporting Manager zuzuweisen, was zu Lücken in der Hierarchie und im Aufgaben-Tracking führte.

Ziel der Implementierung:
Automatisierung aller Schritte beim Onboarding neuer Mitarbeitender: Erstellung von Benutzerkonten und automatische Festlegung der Berichtslinie.

Lösung:
Ein Make-Szenario verarbeitet die Daten eines neuen Mitarbeiters aus Zoho CRM oder Google Sheets. Anschließend:
• wird ein Benutzer in Nextcloud und TeamViewer erstellt,
• der neuen Person ein Team oder eine Abteilung zugeordnet,
• der zuständige Vorgesetzte im CRM als „Reporting Manager“ festgelegt.

Ergebnisse und Vorteile:
• 15 Minuten Zeitersparnis pro neuem Mitarbeitenden
• Konsistente und korrekte Zuordnung von Vorgesetzten
• Sofortige Einsatzbereitschaft neuer Mitarbeitender
• Ausschluss menschlicher Fehler im Onboarding-Prozess

Technische Beschreibung

Eingesetzte Technologien:
• Make (Zoho CRM Watch + HTTP-Anfragen zur TeamViewer API + Nextcloud API)
• Setzen des Felds „Reporting Manager“ über API
• Verwendung von Vorlagen für Nextcloud-Ordner und Zugriffsrechte

Prozessübersicht:
[Neuer Mitarbeitender] → Make → [Erstellung in Nextcloud & TeamViewer] → [Zuweisung des Vorgesetzten im CRM].

Kunde und Kontext:
Ein Unternehmen mit dezentralem Personalmanagement nutzt Zoho People zur Erfassung von Urlauben und Abwesenheiten. Die Buchhaltung und das Verwaltungsteam benötigen monatlich eine aktuelle Übersicht der Mitarbeitendenurlaube für Abrechnungen und Planungen.

Problem:
Jeden Monat musste ein HR-Mitarbeitender manuell einen Bericht erstellen, Daten prüfen, nach Abteilungen sortieren und an verschiedene Empfänger senden. Das kostete bis zu 2 Stunden und war fehleranfällig.

Ziel der Implementierung:
Vollständige Automatisierung des Urlaubsberichts – vom Datenabruf bis zur Zustellung an die Empfänger.

Lösung:
Ein automatisiertes Szenario wurde erstellt, das:
• einmal im Monat nach Zeitplan ausgeführt wird,
• Urlaubsdaten aus Zoho People abruft,
• die Informationen nach Abteilungen gruppiert und formatiert,
• eine lesbare E-Mail generiert und an Buchhaltung und Verwaltung versendet.

Ergebnisse und Vorteile:
• Einsparung von bis zu 2 Stunden pro Monat für HR
• Minimierung menschlicher Fehler
• Zeitgerechte Zustellung an alle Beteiligten
• Mehr Transparenz für die Personal- und Einsatzplanung

Technische Beschreibung

Eingesetzte Technologien:
• Make (Zeitplan-Trigger + Zoho People + Formatter + Gmail/SMTP)
• Modul zur Tabellenformatierung mit Gruppierung nach Mitarbeitenden und Urlaubstyp
• Mehrkanalige E-Mail-Zustellung des Berichts

Prozessübersicht:
[Zoho People] → [Make-Szenario nach Zeitplan] → [Formatierung der Liste] → [Versand des Berichts per E-Mail an Buchhaltung und Verwaltung].